Organisation d'un séminaire, les étapes

Organisation d'un séminaire, les étapes

Nous avons vu dans un article précédent les 4 premières étapes :

Etape 1 : définir l'objectif ou les objectifs de son séminaire
Etape 2 : définir les moyens et le budget
Etape 3 : Faire soi même ou déléguer à un pro
Etape 4 : Trouver le lieu de votre séminaire

Nous allons maintenant voir les étapes suivant pour organiser un séminaire.

Etape 5 : signer le contrat

N'oubliez pas de négocier avant votre choix les conditions d'acomptes et d'annulation. En effet, les conditions de marché sont très strictes mais sont négociables.

Nous vous conseillons de ne vous engager avec les autres prestataires qu'après avoir signer le lieu.

Etape 6 : Inviter vos participants

Il existe plusieurs méthodes :

• les invitations papiers à l'ancienne, qui ont toujours un bel impact marketing mais le cout est élevé et il faudra beaucoup de temps pour traiter les retours, déchiffrer l’écriture...
• le publipostage avec excel, word et outlook
• les sites d'inscriptions comme evenium ou genius meetings

Etape 7 : Préparer le contenu

Il faut réunir tous les intervenant et leur demander ce qu'il vont diffuser, le temps dont ils ont besoin, la technique nécessaire...

Il est essentiel de faire des réunions régulières avec les intervenants jusqu'à ce que tout soit calé

(ex : 1 fois par semaine)

Vous pouvez alors faire le road map de votre séminaire

Etape 8 : le rappel aux participants

Il faut faire des rappels 1 semaine avant et l'avant veille ou la veille, généralement par mail

Etape 9 : le jour du séminaire

Là vous devez arriver en avance afin de bien tout vérifier. vous avez sur vous les coordonnées de tous les prestataires, des participants...

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