Organiser un séminaire
Comment organiser un séminaire?
On me pose souvent la question, comment faire? As tu des conseils? Quelles sont les erreurs a ne pas commettre quand on organise un séminaire.
Ma première réponse est souvent la même : peux tu d'abord me dire pourquoi tu organises ce séminaire? Quels en sont les objectifs?
Là j'ai souvent eu la même réponse... ben parce ce que c'est le séminaire annuel, on le fait tous les ans !
Autre réponse : parce qu'on me l'a demandé :)
Mon premier conseil est donc de trouver et/ou connaitre le pourquoi du séminaire. Organiser un séminaire, ce n'est pas juste une méthode, de la technique, un rétroplanning et des taches, c'est avant tout organiser un événement qui a du sens.
Etape 1 : définir l'objectif ou les objectifs de son séminaire
Quelques exemples d'objectifs à son séminaire :- Faire passer un message
- ressouder ces équipes
- annoncer une restructuration
- faire emerger de nouvelles idées
- former des salariés
- intégrer des salariés
- ...
Etape 2 : définir les moyens et le budget
Il faut alors établir un budget et l'équipe projet.
Pour le budget, bien veiller à ne rien oublier :
- transports
- hebergement
- salles de reunions
- animations
- éventuels intervenants
- animations
- technique, décor
- ...
Certaines entreprise mettent même dans le budget le temps de travail "perdu" des collaborateurs assistants au séminaire.
Concernant les moyens, il faut aussi prendre en compte l'équipe projet qui va organiser le séminaire, ainsi que les intervenants qui vont préparer leurs interventions, le contenu...
Tout cela se valorise ...
Quand vous aurez établi l’équipe projet et le budget vous pourrez décider comment organiser votre séminaire
Etape 3 : Faire soi même ou déléguer à un pro
De prime abord, et si vous ne regardez que le budget des dépenses effectives, vous ne deleguerez pas à un pro.
Néanmoins, si vous rajouter le temps passé à organiser l’événement et que vous valorisez ce temps, vous déciderez peut être de confier votre événement a une agence événementielle...
Ou a un Venue Finder, qui a l'avantage d’être gratuit et qui vous accompagnera sur la recherche de lieu (site selection comme disent nos amis anglosaxons)
Autre idée, vous pouvez faire vous même en utilisant des plateforme d'organisation de séminaire. certaines sont gratuites, d'autres payantes mais toutes vous feront gagner du temps et diminueront donc le TCO (coût global) de votre événement.
Enfin, certains lieux de séminaires comme chateauform' proposent un accompagnement complet avec une nounou qui vous aide dans l'organisation de votre séminaire.
Etape 4 : Trouver le lieu de votre séminaire
Généralement l'étape la plus complexe... car il faut un lieu qui reflete vos objectifs et qui soit adequat à l'esprit de votre entreprise et de vos messages.
Si vous avez délguer la gestion de votre seminaire à une agence ou a un venue finder, attendez juste leurs propositions :)
En revanche si vous devez faire vous même, c'est un peu plus complexe....
Je vous conseille en étape 1 de regarder ce qui a été fait les années précédentes pour savoir ce qui était bien, pas bien... et surtout si vous allez refaire au même endroit ou pas.
Si vous décidez de changer d'endroit, vous pouvez rechercher sur des annuaires specialisez comme bedouk ou reunir. Vous pouvez aussi regarder du coté des plateforme comme IDEAL Meetings & Events, Cactus, Privateaser... bien que les 2 dernières soient loin d'etre exhaustives. Vous pouvez aussi regarder les plateforme end to end comme genius meetings qui promet l'exhaustivité des établissements (mais il faut etre une entreprise pour s'inscrire)
Dès que vous avez une sélection, il faut demander des devis et négocier.
N'oubliez pas de négocier les conditions d'acompte et d'annulations, qui sont assez contraignantes dans le secteur
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